Kalkulation

Kalkulieren wir noch rentabel?

Ich glaube, kaum jemand, denn sie können es ganz einfach nicht, weil sie es nie gelernt haben.

Daher glauben sie immer noch, dass man den Wareneinsatz nur mit einem %-Satz X multiplizieren brauchen und schon haben sie den richtigen Preis.

Daher glauben sie auch immer noch, dass man an einer Bratwurst mehr verdient als an einem Filetsteak oder an einem Kaffee mehr als einem Glas Wein, weil ja der %uale Wareneinsatz so gering ist.

Das bei dieser Kalkulation der viel höhere Mitarbeiterkostenanteil überhaupt nicht erfasst und somit berücksichtigt wird, ist leider eine Tatsache, die von den meisten nicht wahrgenommen wird.

Wenn jedoch die Mitarbeiterkosten heute der höchste Kostenfaktor eines jeden gastronomischen Betriebes ist, man diesen in der Kalkulation jedoch nicht berücksichtigt, sondern den Wareneinsatz als Grundlage nimmt, muss man falsch kalkulieren und merkt es noch nicht einmal.

Warum kalkuliert man nicht wie folgt:

Die Antwort ist einfach: Man kennt die Mitarbeiterkosten pro verkauften Artikel nicht.

Nun ist es sicherlich auch nicht ganz so einfach, diese Kosten zu ermitteln. Ohne PC schon fast gar nicht möglich. Doch muss dies ja auch nicht von jetzt auf sofort erfolgen, sondern es ist ein Prozess, der über mehrere Monate laufen muss, denn man kann seine Preise auch nicht von heute auf morgen drastisch ändern.

Die Umstellung sollte daher schrittweise erfolgen. Dies könnte so aussehen:

Der erste Schritt ist einfach:

Was kostet mich die Minute eines Mitarbeiters?

Beispiel: Ein/e Mitarbeiter/in verdient brutto pro Monat 1.500 €

Als Faustformel kann man sich merken:

Bruttogehalt /100 X 1,5 = Kosten pro Arbeitsminute in Cent.

Man kann sich jetzt eine Tabelle erstellen, die wie folgt aussieht:

Jetzt beginnt der schwierige 2. Schritt:

Wie viel Minuten werden für ein Gericht/Getränk/Zimmer vom Einkauf bis zum Servieren und Abräumen benötigt?

Jeder Mitarbeiter, der 8 Stunden pro Tag arbeitet, ist unter Berücksichtigungen von Leerzeiten und Pausen höchstens 55 Minuten pro Stunde für den Betrieb tätig, d. h. 440 Minuten pro Tag oder bei 230 Arbeitstagen pro Jahr somit 101.200 Minuten für den Betrieb tätig.

Der Einfachheit sollte man mit ca. 100.000 Minuten für einen Vollbeschäftigten pro Jahr rechnen.

Bei Halbtagskräften, Auszubildenden und Aushilfen somit entsprechend weniger.

Bei 10 Vollbeschäftigen ergibt dies pro Jahr 1.0 Mio. Arbeitsminuten.

Bei durchschnittlich 0,25 € pro Minute bedeutet dies 250.000 € Mitarbeiterkosten.

Bei durchschnittlichen Mitarbeiterkosten in einem Restaurant von 40 % bedeutet dies einen Umsatz von 800.000 € in der Gastronomie pro Jahr.

Wenn in diesem Betrieb pro Gast im Schnitt ein Umsatz von 25,– € erzielt wird, bedeutet dies 32.000 Gäste pro Jahr.

Pro Gast entstehen somit durchschnittlich 7,80 € Mitarbeiterkosten!

Nun benötigt ein Gast, der nur ein Getränk bestellt, weniger Zeitaufwand, als ein Gast, der ein Menü haben möchte. Es ist jedoch vergebliche Mühe, genau ausrechnen zu wollen, wie viel Zeit man für jedes Gericht und jedes Getränk benötigt, da man hier auch die Verwaltungs-, Management- und Reinigungszeit einbeziehen muss, was in der Praxis nicht zu berechnen ist bzw., einen zu hohen Aufwand bedeuten würde.

Man kann sich dieser Summe jedoch dadurch nähern, in dem man folgende Schritte unternimmt:

Auch hier zeigt sich, dass der tatsächliche Warenaufwand um 450 € oder 5,9 % höher liegt, d. h. auch hier muss ein höherer Warenverbrauch einkalkuliert werden, um die nicht registrierten Gerichte/Getränke an Mitarbeiter/innen zu berücksichtigen.

4. Schritt:

Jetzt werden die Betriebs- und Anlagekosten einbezogen.

Auch hier zeigt sich, dass sie um 225 € zu niedrig kalkuliert wurden und somit nachgebessert werden muss.

5. Schritt:

Schließlich muss der kalkulatorische Gewinn berücksichtigt werden.

Wie zu erkennen ist, liegt der Gewinn niedriger als kalkuliert, weil die Kosten zu gering kalkuliert wurden. Also müssen die Artikel und Getränke nachkalkuliert, bzw. unrentable Gericht oder Getränke von der Karte genommen bzw. durch andere ersetzt werden.

Diese ersten 4 Schritte führen jetzt zwangsläufig dazu, dass man alle Gerichte und Getränke einzeln nach dieser Methode durchkalkuliert. Hierbei zeigt sich dann auch, dass man bei manchen Gerichten wesentlich mehr Zeit benötigt, was bei der herkömmlichen %-Kalkulation nie berücksichtigt wird.

So benötigt man z. B. für eine Bratwurst die gleiche Zeit, wie für ein Filetsteak. Ein Omelette surprise jedoch wesentlich mehr Zeit, als ein Omelette natur.

Oder ein gezapftes Bier benötigt mehr Zeit als ein Mineralwasser.

Bei einer solchen Einzelkalkulation wird dann sehr schnell deutlich, welche Artikel Verluste erwirtschaften, von denen man dies vorher nie geglaubt hätte, weil sie einen sehr niedrigen Wareneinsatz haben.

Zunächst wird auch hier der Zeitaufwand geschätzt und pro Minute mit 0,25 € multipliziert.

Es fällt sofort auf, dass Bier und Kaffee/Tee Verluste erwirtschaften. Nun kann man sich natürlich einreden, dass man für ein Bier nur 2 Minuten für das Einlagern, Anstechen, Zapfen, Servieren, Kassieren, Abräumen, Spülen, Abrechnen und Saubermachen nur pro Bier 2 Minuten braucht. Wer dies jedoch macht, braucht sich nicht zu wundern, dass er seine Kneipe nach kurzer Zeit wieder schließen muss. Die Häufigkeit der Pächterwechsel in der Gastronomie dürften ein sehr gutes Indiz dafür sein, dass beim Bier falsch kalkuliert wird.

Wer nur auf den Wareneinsatz in % sieht, glaubt sogar, mit 27,1 % Wareneinsatz sehr gut zu liegen und legt die Hände in den Schoß. So kann man sich täuschen!

Nun muss man natürlich einräumen, dass der Bierpreis ein „politischer Preis“ ist. Doch wenn man nicht einmal weiß, dass man beim Bier Verluste erwirtschaftet, wird sich über seine Geschäftspolitik auch keine Gedanken machen: „Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß“ weiß schon ein altes Sprichwort.

Gleiches gilt für Kaffee und Tee. Hier ist der Warenaufwand sehr gering und jeder Kaffeeverkäufer argumentiert mit der hohen Gewinnspanne beim Kaffee. Recht haben sie, denn auch sie denken nur in Prozenten. In Euro ist der Deckungsbeitrag jedoch so gering, dass er nicht den Zeit- und Kostenaufwand deckt. Nur wenn man ein Kaffeegeschäft hat, wo der Kaffeeumschlag so groß ist, dass man den Stückkostenpreis pro Tasse senken kann, dann kann es ein sehr guter Gewinn sein, den man mit dem Kaffee machen kann. Darin liegt u. a. auch das Geheimnis des Erfolges von „Starbuck“ & Co.

Wenn man mindestens einen geringen Gewinn erzielen möchte, muss man also die Bier und Kaffeepreise erhöhen.

Diese Kalkulation muss natürlich auch für alle Gerichte auf der Speisekarte gemacht werden, denn in diesem Bereich entstehen bekanntermaßen die größten Verluste.

Dies kann nach dem gleichen Berechnungsschema wie folgt aussehen:

Es wird sofort deutlich, welche Gerichte Verluste aufweisen.

Der Wareneinsatz in % ist mit 33,2 % nach der bisherigen Kalkulation als „normal“ anzusehen und es wird daher auch kaum nachkalkuliert. Doch wie gefährlich diese Kalkulation ist, zeigt alleine die Tatsache, dass manche Gerichte, die unter 30 % Wareneinsatz liegen, Verluste erwirtschaften, während Gerichte mit weit über 30 % Wareneinsatz Gewinne bringen.

Um eine rentable Küche zu erzielen, müssen jetzt die Preise entsprechend verändert werden oder die Gerichte durch andere, gewinnerzielende Speisen ersetzt werden.

Um die Kalkulation in der Praxis zu vereinfachen, sollte man jetzt Kalkulationsrichtlinien erstellen, die es dem Küchenchef erlauben, schnell zu kalkulieren. Hier muss man ihm einen €- Deckungsbeitrag geben, den er auf die Gerichte aufzuschlagen hat.

Als Faustformel wäre in diesem Falle angebracht, bei den einfach herzustellenden und mit normalem Aufwand zu servierenden Gerichten 7,50 € auf den Warenwert aufzuschlagen, bei den arbeitsaufwendigeren Speisen 8,50 € und bei den sehr aufwendigen 10,– € (plus MwSt.).

Mit einer solchen Deckungsbeitragskalkulation oder auch Stückkostenkalkulation ist es möglich, die Restaurantrentabilität zu verbessern. Sie setzt natürlich voraus, dass man mittels Tabellenkalkulation auf dem PC die richtigen Preise errechnet, denn aus dem „hohlen Bauch“ ist dies nicht möglich.

Aus diesem Grunde ist es dringend erforderlich, dass Küchenchefs und Inhaber, die Speisen und Getränke kalkulieren, mit PC`s und Tabellenkalkulation umgehen können.

Wer dies nicht kann und sich nicht weiterbildet, hat wohl kaum eine Chance, seine Küche rentabel zu führen.